И вряд ли дело обстоит лучше со временем нерабочим! Для того, чтобы помочь людям в решении сложных проблем организации своего времени, и существует так называемый “тайм-менеджмент” - искусство управления временем. Большинство мало знакомых с тайм-менеджментом людей представляет его себе как систему планирования и структурирования времени по принципу: чем больше порядка, тем лучше результаты. Это не совсем так. Планирование, конечно, неотъемлемая и очень важная часть управления временем, но это не единственный метод, предлагаемый современным тайм-менеджментом. И, используя его, не стоит забывать обо всех остальных способах, без которых это самое структурирование вряд ли окажется эффективным.
Алан Лакейн в своей широко известной книге “Искусство успевать” называет время, потраченное на планирование “Временем Решений”, потому что “именно этим занимается планирование: принятием решений о том, что, когда и как следует вам сделать”. Любое планирование он рекомендует осуществлять в два этапа: составить список и определить приоритеты.
“Все предметы, упомянутые вами в списке, - пишет Алан Лакейн, - являются равноценными. Как только вы составите список, распределите дела в порядке их значимости для вас в настоящее время. По моему мнению, ни один список не является полным, пока он не показывает порядок важности дел. Как только вы составили такой список, завершите его определением приоритетов. Это является азбукой планирования”.
Составить список дел достаточно просто, а вот расставить приоритеты, особенно если вы этим никогда не занимались - сложнее. Однако, можно воспользоваться следующими двумя методами, разработанными специалистами в данной области. Оба метода базируются на знаменитом правиле Парето: 20% всех дел дают 80% всех результатов, и наоборот. То есть, необходимо концентрировать внимание на тех делах, которые входят в эти 20%, и именно их относить к разряду важных.
По мнению классика менеджмента Питера Друкера, поможет здесь не только анализ, но и смелость. Кроме того, Друкер рекомендует использовать следующие принципы:
Ориентируйтесь на будущее, а не на прошлое.
Концентрируйтесь на возможностях, а не на проблемах.
Выбирайте свое собственное направление, не плывите по течению вместе с другими.
Ставьте для себя высокие цели, которые позволяют круто изменить ситуацию, а не такие, которые “надежны” и легко достижимы.
Наверное, Вам нужен тайм-менеджмент, если на следующие вопросы Вы ответите “ДА”:
Вы задерживаетесь на работе хотя бы раз в неделю более чем на час?
Никак не выберетесь из завала дел?
Из множества задач Вам нужно выбрать одну, и Вы не знаете, какую?
Ваши подчиненные спешат и суетятся, при этом ничего не успевают выполнить?
В вашем отделе пять человек едва успевают выполнить работу, с которой в аналогичном отделе справляются трое?
А в заключение хочется сказать, что, по мнению уже упомянутого Глеба Архангельского, “в организации личного времени важны не общие правила, а индивидуальный стиль, который человек для себя находит, который для него комфортен и дает максимальную эффективность”. То есть, эффективную систему организации своего времени человек может разработать только сам. Конечно же, опираясь на все те общие правила, которые мы изложили в данной статье. Успехов вам в этом нелегком деле!
